La instalación del Archivo de La Plata en el edificio de Av 32, trae entre muchos otros, el desafío de iniciar la Evaluación Documental Archivística, tarea nunca antes llevada a cabo con el acervo documental de un Municipio que ha cumplido 142 años de vida.
El presente documento persigue el propósito de definir un Documento Base de actuación en la materia, que deberá ser aprobado oportunamente por la Comisión de Evaluación Documental del MLP
Aquí se siguen los lineamientos generales del Consejo Internacional de Archivos -ICA- así como se tuvo presente la Guía de Implementación Operacional en Valoración, del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) del Gobierno de España
La Evaluación o Valoración, implica la definición taxativa de los plazos de guarda primarios (guarda precaucional transitoria) y en su caso la determinación de Valor Secundario (guarda permanente) de los fondos documentales.
En la presente se abordarán además las problemáticas vinculadas con la valoración en los casos de documentos nativo-digitales, los derivados digitales de documentos en otras plataformas y el expurgo de la documentación sin valor secundario y con plazo de guarda transitorio vencido.
Es la cuestión más sencilla de resolver. El plazo deberá ser el que el Tribunal de Cuentas establece como obligatorio en materia de conservación de comprobantes de la ejecución presupuestaria), o si hubiera además una norma del ámbito municipal (Ejecutivo o Consejo Deliberante) que respetar.
La Comisión de Evaluación documental, con intervención del representante de la Secretaria Legal y Técnica debe definir esos plazos de guarda temporaria de cada serie documental y registrarlos en una Planilla de Gestión de la Evaluación Documental del AGMLP.
La definición del Plazo de Guarda Transitoria no involucra necesariamente a TODA la documentación que integra una Unidad documental compuesta ni a TODAS las series documentales y es INDEPENDIENTE de la definición de valor secundario.
Ello permitiría distinguir, entre los documentos que integran una Unidad Documental Compuesta, cuáles documentos deben protegerse por el periodo de la guarda transitoria y cuáles pueden eliminarse directamente.
Para los documentos digitalizados, debe averiguarse en el Tribunal de Cuentas de la PBA si la guarda de la versión digital sustituye la del documento papel para, en caso positivo proceder al expurgo de ese último. Aquí también la Secretaría legal y Técnica debe dar su consentimiento.
La definición del Valor Secundario (guarda permanente) es una facultad exclusiva del AGMLP, aunque resulta aconsejable la conformidad del organismo productor.
El AGMLP entiende que, de acuerdo con la normas internacionales, el Fondo queda definido por el nombre del organismo productor.
En el caso de expedientes (unidades documentales compuestas) donde intervienen diversos funcionarios de otros tantos organismos, el organismo productor es quien tiene la responsabilidad de dar respuesta al motivo del trámite.
Los documentos tendrán valor secundario cuando se determine que tienen valor histórico (servicios a la investigación científica y cultural); valor testimonial (memoria de la Institución en su origen, objetivos, funciones, actividades) o valor probatorio (derechos imprescriptibles o procesos judiciales).
Dado que potencialmente todo documento puede ser motivo de consulta en investigaciones históricas u otras actividades de origen académico, conviene por una lado distinguir en un análisis minucioso si hay documentos inservibles.
Pero mas importante aún, determinar si la toma de una copia digital de un documento, al preservar la información contenida en el mismo, permite prescindir del soporte originario y de sus restantes atributos estéticos.
Volvemos sobre la necesidad de un despiece cuidadoso de los expedientes para un análisis minucioso de sus componentes, en la búsqueda de patrones comunes a un tipo de expediente dado y a los efectos de definir si puede prescindirse de alguna de las partes identificadas.
Esta tarea permite un ahorro significativo en los espacios de guarda documental. Y se hace imprescindible en el caso del fondo mas voluminoso del AGMLP que es el de Habilitaciones Comerciales.
Naturalmente, deberá siempre analizarse la serie en cuestión con otras series que pueden repetir esa misma información.
En consecuencia, tras el análisis, el área específica, esto es la de Valuación, elevará un informe a la Dirección General, proponiendo qué componentes pueden expurgarse sin necesidad de una digitalización y previa y cuáles deberían seguir el mismo camino tras su digitalización. Finalmente, cuales de ellos pueden digitalizarse pero deben además conservarse en el soporte original.
En todos los casos de desglose y expurgo, las decisiones deben ser registradas e informadas a posibles usuarios.
Pero la digitalización contiene una razón no menor a la de garantizar la disponibilidad a futuro de la información contenida en los documentos. Y es la de permitir el acceso remoto, vía Internet, a esa información.
La legislación argentina, con la Reforma Constitucional de 1994, obliga al estado a garantizar la preservación de los bienes culturales, entre los cuales están tambien los documentos.
Asimismo, la Ley 27.275/16 de Acceso a la Información Pública, obliga a la garantizar el acceso de los ciudadanos a la información publica, comprometiendo mas rigurosamente la conservación y la puesta a disposición de la misma.
Pero la digitalización va adquiriendo mayor relevancia desde el punto de vista archivístico en la medida en que tanto el sector publico como los privados, están generando un altísimo porcentaje de la información en formato digital, los que llamamos documentos nativo-digitales.
Podríamos afirmar entonces que conservamos los soportes originales cuando por razones de valor histórico y otros atributos de la materialidad, incluídos la necesidad probatoria o testimonial esté aconsejado hacerlo.
Pero no nos privaremos de digitalizar por razones de acceso. Ni de eliminar cuando la condición primera no se verifique pero la guarda digital se garantice. Y eliminaremos el soporte original sin la copia digital cuando la información contenida sea irrelevante.
Para que la guarda de la documentación calificada como de valor secundario sea efectiva, deben darse las condiciones de conservación preventiva e interventiva (reparatoria) adecuadas para cada soporte.
En el caso del papel, entendemos que depósitos sin luz natural, cerrados y de acceso controlado; con control de temperatura y humedad; aire acondicionado y con dispositivos detectores y mitigadores de fuego reúnen las condiciones básicas exigibles. Lo mismo vale, con mas rigor, si los soportes son de acetato, vinilo o papel fotográfico.
Algunas de las precondiciones señaladas están ya aseguradas en los depósitos de Av 532, especialmente el cierre sin ingreso de luz natural y el sistema de ventilación y acondicionamiento ambiental. Durante 2025, en el primer trimestre, se incorporarán los sensores de temperatura y humedad así como los extintores. Y en el segundo, los sensores de humo.
Respecto del soporte digital, OAIS como estándar de nivel internacional instruye por una serie de medidas de preservación para el largo plazo. Ellas tiene que ver con la guarda de archivos en alta definición con formatos reproducibles (.TIFF) y eventualmente migraciones programadas. Los archivos en formatos de alta definición se consideran "masters"y en los documentos nativo-digitales se consideran originales. Ellos deben guardarse en servidores con discos o cintas que no sean accesibles por Internet para preservarlos de cualquier hackeo.
Ademas, la copia de respaldo o el reconocido “back up”, así como la multicopia que nos propone blockchain son de aplicación ineludible para la prevención de accidentes o fallos del dispositivo electrónico.
Las derivadas de aquellos en baja definición, se guardan en bases de datos vinculadas con AtoM para permitir su exhibición.
El AGMLP junto con la Secretaría de Modernización, está instalando la infraestructura que permita asegurar la guarda segura mencionada.
En 2024 se instaló una versión de AtoM y en los primeros meses de 2025 quedarán en producción tanto una versión de Archivemática como la ampliación de la capacidad de guarda de archivos digitalizados en discos.
La segunda de las aplicaciones mencionadas permite
automatizar los procesos de guarda de másters y originales en base de datos segura y generar copias en baja por lotes como vincular estas últimas en AtoM con las descripciones.Queda una ardua tarea por delante, pero el AGMLP no podrá definitivamente avanzar en el camino de su consolidación archivística si no resuelve exitosamente los desafíos de la Valoración y la Preservación.