Los documentos que lleguen al AGMLP habrán sido estudiados, antes de su ingreso, por una asistencia técnica del área de Evaluación Documental. La misma tendrá presente la determinaciones de la Comisión de Evaluación Documental y permitirá definir los plazos de guarda temporaria así como su posible valor secundario para guarda permanente o bien la falta de ello para indicar su expurgo.
A partir de la llegada de los mismos, el AGMLP planificará cuidadosamente la Normalización Archivística de su acervo documental para ser ejecutada de manera sistemática en los próximos 4 años.
El Plan de Trabajo correspondiente se basará en Proyectos que se ejecutarán en forma paralela según la capacidad de gestión que se desarrolle y se corresponda con la cantidad de trabajadores incorporados.
Un Proyecto de Normalización incluye una serie de procesos consecutivos a saber:
Organización:
1.- Evaluación Documental
Corresponde al tratamiento preliminar, anterior al ingreso físico de la documentación al Archivo (con excepciones).
Su determinación tiene que ver con la declaración de Valor Secundario o Documentación para Expurgo.
Tambien le corresponde la recepción formal de los documentos calificados de guarda permanente, dando intervención al Area de Conservación para determinar su envío eventual en cuarentena.
Tomará asimismo decisiones referidas al lugar de guarda.
Le corresponde elaborar los Criterios Generales de Evaluación para la documentación que genera el Municipio de La Plata y participar de la Comisión Municipal de Evaluación Documental que se integrará con representantes de Sec. Legal y Técnica, la Mesa General de Entradas y alternativamente con cada una de las Secretarías para definir tiempo de guarda transitoria de las Series Documentales que llas producen.
2.- Conservación
Tomará a su cargo las tareas de conservación preventiva y correctiva. Para ello dispondrá de una área especial de trabajo y de las herramientas, dispositivos y productos necesarios para su labor.
Los documentos a trasladar desde el sub suelo del Palacio Municipal pueden contener hongos, ácaros y otros microorganismos propios del espacio carente de control ambiental del que provienen.
En consecuencia, no sólo se habilitará un área de cuarentena sino que se harán las fumigaciones necesarias, luego de la mudanza.
Le corresponde intervenir en la revisión de los documentos que serán digitalizados y autorizar el proceso.
3.- Normalización Archivística
Esta área es un área central para la construcción del Archivo General Municipal. Se trata de implementar las normas ISAD-G e ISAAR en los procesos de Identificación, Clasificación y Descripción, construyendo en particular los Inventarios Analíticos que permitan hacer búsquedas en el acervo archivístico.
La tarea primaria será definir progresivamente los Fondos archivísticos existentes, respetando el principio de “área de producción” así como avanzar en la clasificación para distinguir cuales son las Series que integran el mismo.
Finalmente, es tarea del área hacer la descripción de las Unidades Documentales Simples o Compuestas, a partir de los criterios que el organismo establezca, criterios que deben incluir la definición de los metadatos mínimos para cada serie, así como los Códigos de Descripción que permitan identificar las unidades documentales en su soporte original o en la versión digitalizada de la misma.
Tanto el código de identificación como los metadatos para la descripción son información que junto con la denominación de la serie y del fondo serán incluídos en las planillas que denominamos Inventarios Analíticos.
El área elaborará también, para su aprobación por la máxima autoridad del AGMLP, sendas directrices para la implementación de las normas ISAD-G e ISAAR en materia de clasificación y descripción de las series documentales.
4.- Elaboración del Digesto Normativo
Otra área de particular significación. Aquí se trata de trabajar con los contenidos de Ordenanzas, Decretos y Resoluciones de los organismos legislativos y ejecutivos de la ciudad de La Plata para listar y clasificar las normas, asi como para definir sus correlaciones
5.- Digitalización
El organismo llevará adelante procesos de digitalización de series documentales a partir del Programa de Normalización Archivística que fijará las prioridades en la materia.
Para ello, se definirán estándares de calidad que incluyan los principales factores, tales como la cantidad de PPI así como el contraste y la iluminación mínima recomendadas.
Al digitalizar, deberá nombrarse a las imágenes utilizando el Código de Identificación previsto para los Inventarios Analíticos de las series documentales.
Las imágenes catalogadas se guardarán, en alta definición, en una Base de Datos que estará residente en un servidor de seguridad no conectado a Internet.
6.- Ingesta y Exhibición
Denominamos ingesta a un conjunto de procesos que incluyen:
Para la guarda y procesamiento de las imágenes se instalará una copia de las aplicaciones informáticas desarrolladas por el Consejo Internacional de Archivos -ICA- que respetan las normas de calidad antemencionadas y que se denominan AtoM (Access to Memory) que permite la visualización de Fondos, Series y Unidades Documentales y Archivemática que permite ejecutar los procesos de ingesta, poe lotes, o sea en forma masiva.