El AGMLP tiene planteado adecuar su gestión archivística funcionamiento interno a los estándares internacionales en la materia así como brindar un acceso democrático a su acervo documental.
Con dichos objetivos como ejes de gestión, se buscará alcanzar las siguientes metas:
*Incorporación y puesta en producción de las herramientas informáticas que permitan el acceso y la consulta vía web de fondos documentales y bibliográficos normalizados: el software ICA-AtoM y una plataforma de Gestión-Doc;
*La elaboración de las directrices, protocolos e instructivos, con recomendaciones técnicas para llevar a cabo las tareas de normalización archivística, de manera uniforme y acorde los mencionados estándares.
*Planificación anual del trabajo de normalización archivística del patrimonio documental del Archivo General de la Municipalidad de La PLata y su organización en Proyectos, a efectos de incorporar progresiva y sistemáticamente sus fondos documentales a la web para su acceso remoto;
*La decisión de que la normalización archivística comprende todos los distintos procesos que van desde las tareas de conservación a la exhibición que garantiza el acceso a la información pública.
Siguen a continuación las pautas generales que describen una Política de Gestión de los Proyectos de Normalización Archivística.
La gestión de proyectos queda establecido como el Modelo de Gestión del AGMLP para llevar adelante el proceso de normalización archivística del acervo documental, y que implica articular una serie de procesos y tareas que llevan a cabo las diferentes áreas del organismo y culminan con la puesta, de las series documentales, a consulta de las áreas municipales, y el público general via web.
Al respecto, téngase en cuenta, no sólo la magnitud del acervo objeto de normalización sino también que los fondos y series documentales y/o agrupamientos que lo constituyen tienen diversos grados de complejidad, distintas tareas archivísticas realizadas, estados de conservación que permiten o no su digitalización, a la vez que, diferentes niveles de demanda de acceso y/o de manipulación de originales, en otras palabras, se requiere que el Plan de Trabajo y sus prioridades deban ser planificadas.
Limitada en su objetivo al proceso de normalización archivística integral del acervo documental del organismo, para brindar un acceso democrático al mismo, la presente política se ocupará de planificar dicho proceso, estableciendo los pasos, criterios y parámetros que han de seguirse en la formulación de proyectos para progresiva y sistemáticamente completar las tareas e iniciar nuevos proyectos.
Los Proyectos de Normalización Archivística de fondos y/o agrupamientos documentales del acervo del Archivo General de la municipalidad de La Plata, formarán parte del plan operativo anual -POA- del organismo.
Dada la magnitud del acervo documental, la selección del fondo documental y/o agrupamiento que será objeto de un Proyecto de Normalización Archivística, tiene que observar una serie de criterios orientadores de modo que su prioridad pueda ser justificada.
En particular, se deberá tener presente la demanda social de acceso; la relevancia histórica de la documentación; las perspectivas de deterioro de la misma así como la disponibilidad de personal y de equipamiento tecnológico.
Igualar el acceso: alta demanda por parte de los usuarios en consulta presencial y se trata de facilitar el acceso público.
Promover el acceso: independientemente del nivel de demanda, se trata de promover el acceso público a material del acervo que se considera de especial valor para el conocimiento de la historia argentina y/o por ser un medio para el ejercicio de derechos.
Mejorar los Servicios: el propósito es brindar un acceso particular a material del acervo en relación con un uso interno, con determinado asunto, con una efeméride, con una colección o reunificación virtual, u otros.
Preservar originales: cuando el motivo principal es reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles, deteriorados o utilizados intensivamente.
Desarrollar actividades: es el motivo principal cuando el proyecto responde al desarrollo de actividades culturales, de convenios, de acciones conjuntas con otras instituciones.
Los Proyectos tendrán un responsable asignado por la Dirección General que puede pertenecer a cualesquiera de las áreas de gestión.
Todo Proyecto implica llevar a cabo el proceso integral de normalización archivística de un fondo y/o agrupamiento documental del acervo del AGN, aun cuando haya etapas o procesos ya ejecutados (v.g. identificación, clasificación o descripción).
Los Proyectos tienen entonces como objetivo principal cumplir con el acceso universal a la documentación pública, respetando los pasos que se definen a partir del compromiso que asume el AGMLP con las normas de calidad archivística internacionales.
Sobre la situación técnica en que se encuentra el fondo o agrupamiento documental seleccionado, dará cuenta un Diagnóstico Preliminar.
Adaptándose a las particularidades del caso, las etapas/procesos de los Proyectos de normalización pueden resumirse en:
Diagnóstico preliminar
El responsable del Proyecto, para emitir el diagnóstico, consultará con los responsables de Conservación, Digitalización e Ingesta, a efectos de la viabilidad técnica del mismo, el plan de trabajo, los tiempos de ejecución, los productos o resultados a alcanzar, los insumos requeridos, el calendario de implementación y todo otro aspecto que consideren pertinente para la formulación del Proyecto.
Conservación (preventiva, interventiva o restaurativa)
Para minimizar el impacto de las etapas subsiguientes en la integridad física de los documentos en cuestión y garantizar su preservación de largo plazo.
Identificación, Clasificación y Descripción
Que con la elaboración del correspondiente Inventario Analítico, permita hacer búsquedas así como la vinculación biunívoca de las imágenes con las descripciones en AtoM.
Digitalización
Con los códigos de identificación por imagen, que permitan el acceso a las misms y su vinculación con las descripciones en AtoM, y cumpliendo con los estándares de calidad de la Directriz de Digitalización.
Ingesta y Preservación Digital
Guarda en una base de datos protegida de la Unidad Documental -UDA- en alta definición usando el aplicativo Gestión-doc.
Emisión de las derivadas en baja definición y puesta en disponibilidad por Internet en asociación con las descripciones precargadas en AtoM.
Exhibición en AtoM
Es la última etapa/proceso y se consuma con la vinculación de las derivadas con su correspondiente descripción archivística.
Los Proyectos de Normalización Archivística se presentarán utilizando el Formulario del Anexo a la presente.
Una vez revisados se abrirá un expediente en el sistema de gestión interna del Municipio consignando en el motivo los datos de identificación del Proyecto, incluido su número.
En ese mismo expediente se vincularán:
- Nº de Proyecto: 000X/202X
El número de proyecto será unívoco sin distinguir entre áreas. Y se
consignará correlativamente al momento de generarse el expediente por la Dirección General.
- Área que desarrolla el proyecto
- Título actual del conjunto documental a normalizar
Exponer las razones por las que el área ha seleccionado ese conjunto documental para su tratamiento. Puede consignarse información sobre la historia archivística y/o sobre el alcance y contenido, el estado de conservación, la frecuencia de consulta, la necesidad para garantía de derechos, entre otros, si resulta relevante a los fines de la justificación
- En el caso de que el proyecto se dirija a conjuntos documentales correctamente identificados, completar la siguiente información: