El rediseño del Archivo General del Municipio constituye un importante desafío, ya que implica pasar de un sistema de gestión “en guarda transitoria o permanente y expurgo” definido en sus contornos por el Decreto 6772 del año 1968, a un sistema archivístico moderno e innovador, que incorpore los avances habidos en la materia durante los últimos 56 años en materia de gestión documental, con eje en la Conservación y Normalización Archivística; la implementación de los estándares de calidad ISAD-G, ISAAR y OAIS, así como por la sistemática incorporación de aplicaciones y otros recursos informáticos a la gestión.
Por lo demás, el actual Archivo Municipal concentra documentación generada por la gestión de distintas Secretarias Municipales con la excepción del área de Recursos Humanos; Agencia Platense de Recaudación; Obras Particulares y Cementerio, entre otras, que disponen de espacios de guarda propios.
Así, la unificación de la guarda y gestión de los mencionados volúmenes documentales permitirá aprovechar mejor los recursos y unificar tambien criterios de conservación para emprender de manera sistemática las tareas de Identificación, Clasificación y Descripción archivísticas, como así tambien un programa consistente de Digitalización para el acceso remoto al acervo documental platense por el pueblo en general.
El presente plan estratégico define los ejes vertebradores de la gestión del Archivo General de la Municipalidad de La Plata para el período 2024/2027/2030.
Garantizar la Preservación de los Documentos con valor Histórico, Testimonial y Probatorio originados en la gestión municipal o incorporados al acervo por donaciones.
Tarea 1: Recuperar servicios públicos básicos como Energía Eléctrica; Agua corriente y gas.
Tarea 2: Reparar las techos y canaletas deteriorados; reemplazar vidrios rotos; colocar rejas en ventanas y accesos de terraza; resolver humedad en muros.
Tarea 3: Revisar y reparar instalaciones eléctricas.
Tarea 4: Idem Instalaciones sanitarias.
Tarea 5: Idem Instalaciones de comunicacion y provisión de conectividad.
Tarea 6: Poner a punto el sistema de Aire Acondicionado.
Tarea 7: Cerrar de modo hermético los espacios destinados a Depósitos. Señalizar los mismos.
Tarea 8: Incorporar otros dispositivos de operación como monta carga y carritos de transporte documental
Tarea 1: Acondicionar para traslado los agrupamientos documentales en su lugar de origen.
Tarea 2: Contratar un servicio de mudanza que respete y preserve la documentación a trasladar.
Tarea 3: Incorporar estanterías que permitan la correcta disposición en los nuevos Depósitos
Tarea 1: Comprar insumos de conservación y protección del personal.
Tarea 2: Hacer una fumigación progresiva con los agrupamientos que lleguen a la sede con la mudanza
Tarea 1: Seleccionar la documentación prioritaria.
Tarea 2: Incorporar Recursos Humanos o Consultoría adecuada.
Tarea 1: Autorizar el escaneo de documentos.
Tarea 1: Solicitar al área de Informática del Municipio capacidad de almacenamiento suficiente para archivo de imágenes escaneadas; derivadas en baja definición para mostrar por Internet y redes; copias de resguardo de originales.
Normalización Integral del Acervo Documental
Tarea 1: Conveniar con el AGN, el Archivo Histórico de la Provincia de Buenos, el Archivo de la Memoria de la PBA, la Comisión de la Memoria de la PBA y otros con capacidades probadamente incorporadas, programas de asistencia técnica.
Tarea 2: Disponer un equipo para trabajar esos protocolos por cada uno de los procesos entemencionados.
Tarea 3:Aprobar por la Dirección del AGMLP los mencionados documentos rectores.
Tarea 1: Aprobar por la Dirección del AGMLP los mencionados documentos rectores.
Tarea 2: Definir un cronograma de actividades de formación en la gestión de los procesos de Conservación de documentos de archivo.
Tarea 3: Formar en la implementación de los estandares internacionales de Identificación, Clasificación y descripción de fondos y series documentales.
Tarea 4: Formar recursos humanos en el uso de equipos modernos de digitalización e ingesta de imágenes.
Tarea 1: Gestionar los Convenios necesarios, definiendo las contraprestaciones que incluirán los mismos.
Tarea 2: Seleccionar a los estudiantes de nivel avanzado que participarán de los programas de pasantías, con vistas a cubrir necesidades en materia de Conservación, Descripción, Digitalización, Ingesta y Exhibición.
Tarea 3: Asegurar las tutorías necesarias para el programa
Tarea 1: Aprobar el Decreto de creación de la Comisión de Evaluación Documental que integre la participación de las distintas áreas de gobierno en la definición de los tiempos de guarda transitoria y asesore en la definición de los valor secundarios.
Tarea 2: Diseñar un Plan de implementación de la tarea de Identificación a partir de los criterios de importancia histórica, nivel de demanda social y estado de conservación.
Tarea 3: Definir los Fondos existentes.
Tarea 4: Abrir, con la identificación, la planilla que permita la confección de los Inventarios Analíticos correspondientes.
Tarea 1: Cargar, en la planilla correspondiente del Inventario Analítico, la clasificación de fondos en subfondos, series o subseries si correspondiera.
Tarea 1: Cargar en el Inventario Analítico correspondiente, las descripciones de cada Unidad Documental.
Tarea 2: Cargar el Inventario Analítico en la aplicación AtoM.
Tarea 1: Cargar en el Inventario Analítico correspondiente los Códigos de Identificación, que servirán como metadatos para asociar con cada imagen obtenida, y así facilitar las búsquedas.
Tarea 1: Diseñar el Formulario de Proyectos de Normalización Archivística; proyectos que incluirán un Diagnóstico del Estado del Fondo y un Calendario de implementación; definirán el proceso de Conservación; la construcción del Inventario Analítico; la Digitalización; la Ingesta y la Exhibición en Internet (AtoM) de las descripciones e imágenes
Tarea 2: Definir los Fondos y/o Series a normalizar. Elaboración de calendarios tentativos.
Tarea 3: Iniciar el circuito de los procesos.
Tarea 1: Definir los hitos que se utilizarán para medir el grado de avance de cada proyecto asi como el período de evaluación y publicación de los avances
Tarea 2: Publicar el Avance de Proyectos de Normalización
Tarea 3: Incluir en un Informe Anual de Gestión los resultados del Objetivo Estratégico 2
Construir el Digesto Normativo del Municipio de La Plata
Tarea 1: Redactar un documento con los lineamientos básicos, con especial referencia a las experiencia comparada en la materia.
Tarea 2: Definir los documentos que serán incluídos en el análisis de vigencia normativa y el orden del análisis.
Tarea 3: Definir el equipo necesario para cumplir ese plan.
Tarea 1: Redactar, acordar y firmar el Convenio.
Tarea 2: Hacer la selección de los estudiantes que participarán del programa.
Tarea 1: Hacer la clasificación de los documentos a analizar, e iniciar el mismo.
Tarea 2: Repetir sistemáticamente el análisis hasta cubrir la totalodad de los documentos involucrados.
Tarea 3: Redactar el documento final.
Tarea 3: Hacer el mantenimiento sistemático del Digesto.
Publicar por medios digitales los documentos que componen el Acervo Documental para ponerlo al alcance del Pueblo Argentino y de los pueblos del mundo que se interesen por nuestra historia
Tarea 1: Incorporar los escáneres necesarios para digitalización de documentos en soporte papel y diferentes tamaños y estados de conservación. Incluir equipos rotativos por su velocidad; Camas Planas y Cenitales para cubrir tamaños diversos.
Tarea 2: Contratar la digitalización de documentación “microfilmada”. Dar prioridad a la opción de cooperación desde el Archivo General de la Nación o la Biblioteca Nacional.
Tarea 3: Cargar en el aparato de digitalización, y desde el Inventario Analítico, los metadatos correspondiente a la unidad documental simple o compuesta que se digitaliza.
Tarea 4: Generar las imágenes de los documentos respetando las especificaciones del Protocolo para la Digitalización documental aprobada por el organismo.
Tarea 5: Hacer la guarda de las imagenes en la Base de Datos/carpetas definidas.
Tarea 1: Solicitar espacio y claves de acceso a los servidores del municipio y bajar el software de Internet. Personalizar el mismo con la estética y la denominación del Archivo General de la MLP.
Tarea 2: Tramitar la compra de servidores y también capacidad de almacenamiento para las imágenes escaneadas en alta definición.
Tarea 1: Asegurar que la Base de Datos de Archivos Digitalizados en Alta Definición sean tratados como copia de originales u originales en el caso de nativos digitales, garantizando su guarda bajo condiciones seguras, particularmente sustrayendo el acceso por Internet.
Tarea 2: Generar las derivadas en baja definición que se necesitan para procesos de invocación por Internet.
Tarea 3: Vincular, usando los inventarios analíticos, las imágenes generadas con las descripciones ya cargadas en AtoM para su visualización.
Tarea 1: Abrir usuario del AGMLP en Instagram, Tik Tok, Facebook, X y otras.
Tarea 2: Seleccionar Imágenes y Documentos antiguos para difundir por Redes. Poner énfasis en la fundación, la arquitectura y la cultura de la ciudad.
Tarea 3: Anunciar la refundación del AGMLP y la confección del primer Digesto Municipal.
Tarea 4: Difundir la realización del Seminario Internacional de Archivística de La Plata
