Versión julio 2024
Es importante destacar que el presente protocolo constituye un documento de trabajo auto-explicativo y pretende asistir el proceso de digitalización de documentos de archivo; no obstante, la producción de este documento se enmarca en un plan de más amplio alcance el cual prescinde de capacitación al personal.
La digitalización de documentos es un proceso comprendido dentro de la normalización archivística, que incluye la identificación, clasificación y descripción, la conservación (informe de estado y modo de manipulación de los documentos), la ingesta y el acceso.
Toda la documentación que se proponga digitalizar debe estar al menos identificada, clasificada y acorde a un estado de conservación que permita su manipulación segura y libre de daño a la misma. De esta manera, se brinda el contexto necesario a los documentos, se facilita su correcto control y se proporcionan las referencias necesarias para su usabilidad.
Todos los potenciales objetos digitales deberán tener un código de identificación indicado por el archivista o el responsable de la trazabilidad del proyecto.
El objetivo del presente documento es definir los parámetros técnicos para la producción de objetos digitales a partir del proceso de digitalización de los documentos físicos que resguarda el Municipio de La plata.
En todo proceso de digitalización y según lo demande cada proyecto, es preciso establecer el tipo y la dimensión de los lotes de trabajo y prever la ejecución de una prueba piloto que verifique la satisfacción de los requerimientos específicos que se indican en el diagnóstico del proyecto.
En este último caso, este Protocolo permite determinar los parámetros técnicos exigibles, así como el Control de Calidad que se debe hacer sobre los objetos digitales producidos.
Los criterios técnicos de captura y codificación que se mencionan en este documento son adecuados para garantizar la preservación digital de los documentos que resguarda el municipio, aspirando a lograr un estándar de calidad elevado y un peso de objeto digital optimizado.
Los tipos de dispositivos recomendados para el municipio orientados a procesos de captura y reproducción de documentos se listan a continuación.
La siguiente tabla justifica la extensión requerida para la producción de los archivos digitales:
| Tipos de archivo de imagen | TIFF | JPG | PNG | GIF |
|---|---|---|---|---|
| Uso | Archivos para imprimir / Fotografía | Web | Web; imágenes con transparencias y muchos tonos de color | Animaciones |
| Posibilidad de compresión sin pérdidas | Sí (LZW) | No | Sí | Sí |
| Tamaño de archivo | 4 GB máximo | Pequeño | Pequeño | Muy pequeño |
| Espectro de color | CMYK, RGB y LAB; espectro de color completo | CMYK y RGB; espectro de color completo | Solo RGB; espectro de color completo | Solo RGB; limitado a 256 colores |
| Calidad para imprimir | Sí | Sí | No | No |
Se ha identificado al formato de archivo TIFF (Tagged Image File Format) como el más adecuado para las necesidades de copias digitales con calidad máster.
Imágenes con lenguaje textual
| Características materiales de originales |
Resolución de captura/tipos de archivo a obtener (*) | Modos de Color (Escala de grises/color RGB) | Tipo de escáner compatible al formato y/o soporte (**) |
|---|---|---|---|
| PUBLICACIONES PERIODICAS (formato hasta A4) |
300 DPI / TIFF | Escala de grises @ 8 bits | - Cenital - Barrido (A3) - Rotativo |
| PUBLICACIONES PERIODICAS (formatos A3 o superior) |
200 DPI / TIFF | Escala de grises @ 8 bits | - Cenital |
| TEXTO IMPRESO (formato hasta A4) |
300 DPI / TIFF | Escala de grises @ 8 bits | - Cenital - Barrido (A3) - Rotativo |
| TEXTO IMPRESO (formatos A3 o superior) |
200 DPI / TIFF | Escala de grises @ 8 bits | - Cenital |
| MANUSCRITO (diferentes formatos) |
300 DPI / TIFF | Escala de grises @ 8 bits ó Color @ 24 bits | - Cenital - Barrido (A3) - Rotativo |
| MAPAS, PLANOS Y PERGAMINOS (formatos hasta A4) |
600 DPI / TIFF | Color @ 24 bits | - Cenital - Barrido (A3) - Rotativo |
| MAPAS, PLANOS Y PERGAMINOS (formatos A3 ó superior) |
300 DPI / TIFF | Color @ 24 bits | - Cenital |
* La resolución (DPI) de captura posee parámetros para generar objetos digitales master, por lo que nunca debe ser inferior a estos parámetros, a su vez, en casos excepcionales puede ser superior donde la definición sea insuficiente y se precise un resultado más legible.
** Si bien el escáner y el formato y/o soporte pueden ser compatibles, las áreas intervinientes deberán evaluar el equipo aconsejable según estado de la documentación y nivel de productividad deseable.
Imágenes con lenguaje visual
Para este tipo de documentación se debe mantener una colorimetría que refleje de manera fidedigna su composición original. Por profesionalidad y prestaciones superiores se recomienda utilizar el software SilverFast, configurado con las siguientes disposiciones:
| Tamaño | DPI | Mega pixels aprox. | Peso de objeto digital (Mega bytes) |
|---|---|---|---|
| 35 mm(*) | 2400 | 14 MP | 43,2 MB |
| 6 x 6 cm | 2400 | 33 MP | 97,4 MB |
| 17 x 12 cm | 1200 | 47 MP | 137 MB |
| 24 x 30 cm (o superior) | 600 | 39 MP | 115 MB |
*Un incremento superior en la cantidad de DPI establecida no discriminara mejoría alguna, esto es debido a la limitación en el soporte de origen.
Es importante observar que, salvo en 35 mm, el número de DPI decrece a la vez que aumenta la superficie del documento, si bien la relación del cuadro no es lineal, se puede apreciar que siguiendo esta lógica el peso del objeto digital rondará entre 100 y 150 MB.
La siguiente definición contemplara la etapa productiva del proyecto, en etapas de prueba e inicial los controles se harán sobre la totalidad de la muestra.
El Control de Calidad abarca:
El Control de Calidad debe realizarse:
Muestra y control variable por tipo de digitalización
De acuerdo al tipo de escáner puede variar significativamente la velocidad de digitalización, como así también la cantidad de errores probables.
Ejemplo de ello es que mientras una captura por medio rotativo (solo para documentación en excelente estado de conservación) posee una producción más “automatizable”, de promedio en 6.000 objetos digitales semanales y suele tener una baja tasa de errores, en cambio una captura de tipo cenital, ronda una producción promedio a 500 objetos digitales semanales y la tasa de errores puede ser alta; ya que discrimina recurrentes fallas técnicas de pérdida de foco e iluminación dispar, lo cual plantea un desafío extra por sobre la prolijidad del digitalizador.
El tipo de escáner utilizado determinará tanto la cantidad de objetos digitales a seleccionar de manera aleatoria como muestra (aplicando el porcentual correspondiente), como así el control de calidad adicional que deberá realizarse de la siguiente manera:
Son datos que tienen la particularidad de ser metadatos incrustados dentro de cada objeto digital, los mismos pueden variar de acuerdo al tipo de captura realizada y deben ser:
Del proceso de digitalización se obtendrán solamente los objetos digitales Máster (TIFF), los cuales luego de la etapa de control serán almacenados en la carpeta Máster correspondiente al fondo/colección dentro del servidor. Una vez generado el objeto digital Máster el mismo estará disponible para el proceso de ingesta.
Las derivadas para consulta serán generadas en el propio proceso de ingesta y su formato será JPG y/o PDF. Lo define ingesta según la necesidad para su difusión.
Para dar estructura a la totalidad de los objetos digitales producidos, los mismos deberán ser guardados en el servidor y en carpetas ordenadas de forma tal, que se refleje en su estructura el cuadro de clasificación del material original.
MASTER
Código del fondo/Colección
Código del subfondo (si corresponde)
Código de la sección (si corresponde)
Código de la serie
Código de la unidad documental (UD) compuesta o simple
Código de identificación de la UD. Extensión
DERIVADA
Código del fondo/Colección
Código del subfondo (si corresponde)
Código de la sección (si corresponde)
Código de la serie
Código de la unidad documental (UD) compuesta o simple
Código de identificación de la UD. Extensión
Ejemplo:
Código de fondo/Colección: WIT01
Código subfonfo (si corresponde): CJ
Código de la sección (si corresponde): Eff
Código de la serie: nre
Código de la UD compuesta o simple: 0080
Código de identificación de la UD. Extensión:
AR-AGN-WIT01-CJ-Eff-nre-0080.tiff