La decisión de avanzar con la creación del Archivo General de la Municipalidad de La Plata reconoce dos hitos fundamentales.
Uno, la decisión del Jefe del Ejecutivo de recuperar el Palacio Municipal, tras años de abandono, incluyendo entre esas obras la refuncionalización del subsuelo donde se alojaba el depósito de documentación administrativa.
El segundo, la firma por el Intendente Municipal Dr Julio Cesar Alak del Decreto D 2798/24 que crea el mencionado archivo en Noviembre de 2024 y designa Directora General a la CPN Viviana Melamud.
El primero de los hitos mencionados implicaba el traslado de esa documentación, que estaba en una espacio húmedo y virtualmente hostil a la conservación, cruzado asimismo por la proliferación de ácaros, insectos y roedores, a otra locación, donde fuera posible su clasificación, recuperación y tratamiento Archivístico.
Ello condujo a la asignación del Edificio sito en Av 532 Nº 1211 de La Plata como sede del nuevo Archivo.
El acondicionamiento de éste y la mudanza de los documentos desde el Palacio, fueron las tareas que ocuparon no menos de 8 meses del corriente año.
Es importante destacar que ese traspaso se hizo con el significativo esfuerzo del escaso personal que atendía el día a día de la guarda y el desarchivo de documentos del Municipio, así como del de quienes trabajando en la Dirección General de Mesa de Entradas, se constituyeron en los pilares sobre los que pudo completarse un tarea titánica.
A su vez, y en el proceso de reacondicionamiento del nuevo edificio, se definieron los espacios de guarda y de gestión técnico administrativa, incluyendo la construcción de 10 depósitos con acceso a climatización y control ambiental, así como la adquisición de mobiliario y equipamiento informático para las áreas operativas.
A lo que se debe agregar, la provisión de servios básicos como electricidad, agua potable, conectividad a Internet, seguridad y limpieza.
La mudanza y el reacomodamiento de los agrupamientos documentales hicieron evidente que en el procesos histórico de acumulación documental, la ausencia de criterios archivísticos fue determinante y que el único criterio de clasificación de los documentos fue el que se desprendía de plazos de expurgo, derivados de los organismos de control administrativo como el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires.
Por ello, y en paralelo, se gestionaron convenios de asistencia técnica con diversos organismos públicos como el Archivo Histórico Provincial Ricardo Levenne; el Archivo General de la Nación; el Consejo Provincial de la Memoria; la Universidad Nacional de La Plata a través de la Facultad de Humanidades y Calidad Educativa y la Dirección Provincial de Escuelas a través del Instituto Superior de Formación Profesional Nº 8.
Estos acuerdos permitieron asimismo la incorporación de pasantes estudiantiles de la UNLP y egresados de la Tecnicatura en Gestión Documental y Archivística del mencionado ISFP8.
Por ello, en la gestión del Archivo se encuentran trabajando 4 estudiantes de la Lic en Historia, 4 estudiantes de la Lic en Bibliotecología y 3 Técnicos en Gestión Documental y Archivística.
Es en ese marco, avanzado el año, se iniciaron las tareas que han permitido definir un Plan de Acción para las tareas específicas de la Normalización Archivística, creándose áreas de trabajo que incluyen la Evaluación Documental; la Conservación y Restauración; la Clasificación y Descripción de Fondos y Series; la Digitalización y finalmente la Ingesta y Preservación Digital, a cargo de las cuales fueron asignados técnicxs del Archivo.
También debe mencionarse que se puso en marcha el proceso de elaboración del Digesto Jurídico de la Municipalidad de La Plata, con tareas que incluyen por un lado un Convenio de cooperación con la Universidad italiana de la ciudad de Pisa, dado su experiencia internacionalmente reconicida en la clasificación, codificación y valoración de Leyes y Decretos y or el otro en la selección de un equipo de abogados que llevarán adelante las tareas de relevamiento documental.
Agreguemos que con ese mismo objetivo, se ha iniciado la tarea de digitalización de Ordenanzas y Decretos para ponerlos a disposición de los juristas mencionaldos.
Resta mencionar que se han comprado 3 escáneres (1 rotativo y 2 cama plana), una cámara digital para construir un escáner cenital y se han rescatado de la Dirección General de Mesa de Entradas otros 2 escáneres de bajo rendimiento así como 10 computadoras de escritorio para ir fortaleciendo la infraestructura tecnologica.
Necesitamos afianzar la capacidad de gestión archivística del organismo, entendiendo por ello, la definición de los Fondos y Series Documentales que serán normalizados en el año venidero, la asignación de responsabilidades en esa dirección, la generación de infraestructura (recursos humanos, físicos y tecnológicos suficientes) para ello.
La Dirección General entiende que las prioridades están del lado de la Identificación, clasificación y Descripción de los siguientes Fondos y Series:
Por otro lado, se llevarán adelantes actividades de difusión masiva de contenidos documentales del AGMLP a través de un Portal de Internet, de redes sociales y de muestras y exposiciones.
Habrá asimismo actividades de comunicación en torno a la Inauguración de la nuevas instalaciones y la realización de Seminarios Archivísticos con la convocatoria a los Archivos Municipales de la PBA
La presentación del Archivo Histórico y la coordinación de acciones comunes con los restantes archivos del ámbito de la Municipalidad de La Plata como el Museo Dardo Rocha y el Museo Almafuerte; el archivo de Obras Particulares, el Archivo del Teatro Municipal Coliseo Podestá; los archivos de las secretarías de Educacion y Salud.
Se espera que en el primer mes del año se haya aprobado el Decreto de creación de la Comisión de Evaluación Documental.
La misma estará integrada en forma permanente por sendos representantes del Archivo General y de la Secretaría Legal y Técnica de la Municipalidad de La Plata y en forma alternada, por representantes de las distintas Secretarías y organismos descentralizados que sean productores de documentación con destino al AGMLP.
Son sus objetivos aprobar un Protocolo para el proceso de Evaluación Documental en el AGMLP y definir los tiempos de guarda transitoria de las series documentales que produce la administración municipal.
El mismo Decreto incluye la creación del Sistema Archivístico Municipal cuyo organismo rector será el AGLMP. Este último definirá y aprobará las directrices y protocolos de Conservación; Normalización Archivística; Digitalización; Ingesta y Preservación Digital y Exhibición, orientadores del trabajo de todos los organismos depositarios de Agrupamientos Documentales de la Municipalidad de La Plata.
La Comisión intervendrá regularmente en el control de la gestión evaluativa y en la definición de criterios para llevar adelante el procedimiento en las distintas series documentales que se normalicen.
En el presente Plan Operativo 2025 se espera que el AGMLP pueda ejecutar integralmente el proceso de Evaluacion de los Fondos mencionados en el apartado anterior.
La documentación bajo responsabilidad del AGMLP contiene fundamentalmente documentos de la historia temprana de la primera ciudad planificada de America Latina así como la que resulta de la gestión política, administrativa y social de la Municipalidad.
Pero al haber estado durante décadas en un depósito del subsuelo del antiguo Palacio Municipal, fue atacado por distintos agentes que deterioraron severamente el soporte papel. Asi, alta humedad; ácaros; insectos varios y aún roedores se sumaron a revoques calcáreos desprendidos de los muros y esparcidos entre los documentos.
En las nuevas instalaciones, por el contrario, los depósitos que se generaron tienen sistemas de aire acondicionado para control ambiental, no tienen ventanas que permitan el acceso de la luz natural, están bajo acceso controlado y se está montando un sistema de prevención de incidentes y mitigación de siniestros.
Las mejoras previstas para 2025, ademas de la instalación de extintores, tiene previsto la colocación de un sistema de sensores en cada depósito, vinculados por conexiones wi-fi a un controlador (Datta Logger) que transmitirá en línea los valores de temperatura y de humedad de cada recinto las 24 hs del día, incluyendo alarmas para cuando los valores de medición pasen los registros que se consideran de riesgo.
Asimismo, el área de Conservación llevará adelante, para los fondos documentales que mencionamos mas arriba y que serán de tratamiento prioritario en 2025, la limpieza preventiva y la restauración de los documentos que serán descriptos y digitalizados antes de que estos procesos se implementen.
Por eso mismo, están incluidos en el Plan de Compras de 2025 los insumos de conservación básicos, pero imprescindibles para poner en condiciones de consulta, normalización y digitalización los documentos del acervo archivístico.
Se entiende por Normalización, los procesos combinados de Identificación de los Fondos documentales; de Clasificación de los mismos en Series y Subseries y finalmente la Descripción de las Unidades Documentales.
Para los agrupamientos documentales mencionados en el presente Plan Operativo Anual, y de acuerdo con un análisis de clasificación preliminar, está previsto poner en marcha su normalización en paralelo.
Un instrumento clave del proceso que estamos comentando, es la construcción de los Inventarios Analíticos correspondientes a cada Serie así como la asignación de un Código de Identicación a cada folio de las Unidades Documentales.
Se ha constituido en el Área de Normalización Archivística un equipo de funcionarios y trabajadores provenientes de los Convenios antes aludidos, para potenciar la capacidad de descripción archivística, que como lo entendemos, implica hacerlo para cada una de las unidades documentales del acervo definido.
A fines de 2024 se iniciaron los procesos de descripción para la serie Decretos del Ejecutivo Municipal, habiéndose completado esa tarea con los documentos fechados en 2023.
En razón de la construcción del Digesto Jurídico el Municipio ha definido el mes de marzo 2025 para disponer de todos los Decretos y Ordenanzas subidos en AtoM, por lo que las tareas de normalización deberán intensificarse y concentrarse en esa serie en el primer trimestre del año.
A continuación, avanzaremos con la descripción de las series que corresponden al Fondo Archivo Histórico, en razón de que serán un insumo sustancial para llevar adelante comunicaciones masivas sobre el acervo documental de la ciudad, tales como Muestras, publicaciones en el Portal del AGMLP y Redes Sociales y participación en Seminarios.
También se prevé la normalización de la serie Inhumaciones del Cementerio, que pertenece al fondo Secretaría de Obras Públicas y que se encuentra digitalizado mas no descripto, con lo cual se impulsará la construcción del correspondiente Inventario Analítico para luego proceder a su ingesta y exhibición en AtoM.
Y como se mencionó mas arriba, se trabajará en paralelo con las series Habilitaciones Comerciales y Legajos de personal que no están evaluadas, descriptas ni digitalizadas aún.
La digitalización contiene un objetivo no menor al de garantizar la disponibilidad a futuro de la información contenida en los documentos. Y es la de permitir el acceso remoto, vía Internet, a esa información.
La legislación argentina, con la Reforma Constitucional de 1994, obliga al estado a garantizar la preservación de los bienes culturales, entre los cuales están tambien los documentos.
Asimismo, la Ley 27.275/16 de Acceso a la Información Pública, obliga a la garantizar el acceso de los ciudadanos a la información publica, comprometiendo mas rigurosamente la conservación y la puesta a disposición de la misma.
Pero la digitalización va adquiriendo mayor relevancia desde el punto de vista archivístico en la medida en que tanto el sector publico como los privados, están generando un altísimo porcentaje de la información en formato digital, los que llamamos documentos nativo-digitales.
Podríamos afirmar entonces que conservamos los soportes originales cuando por razones de goce histórico y estético, necesidad probatoria o testimonial esté aconsejado hacerlo. Pero no nos privaremos de digitalizar por razones de acceso. Ni de eliminar cuando la condición primera no se verifique pero la guarda digital se garantice. Y eliminaremos el soporte original sin la copia digital cuando la información contenida sea irrelevante.
Durante 2024 se adquirieron 10 computadoras y 4 escáneres, 3 rotativos, 2 camas planas y una cámara para captura cenital de imágenes en libros y encuadernaciones.
En 2025 reforzaremos esa infraestructura con otro escáner rotativo de alta capacidad y otra cámara digital para escaneo “cenital”.
Avances tecnológicos
Con la instalación de AtoM y la de Archivemática, prevista para el mes de enero de 2025, esperamos completar el soporte de aplicativos informáticos imprescindibles para los procesos de ingesta, preservación y exhibición de los fondos documentales.
Archivemática en particular, aportará capacidad productiva para el tratamiento de volúmenes significativos de documentos, esto es, la ingesta por lotes.
Se trata de automatizar los procesos de guarda de másters y originales en una base de datos segura y generar copias en baja definición vinculando estas últimas en AtoM con las respectivas descripciones.
Se capacitará al personal de las áreas involucradas en Normalización Archivística, digitalización e Ingesta en el uso de esos productos que son de acceso libre y gratuito y fueran desarrollados por el Consejo Internacional de Archivos -ICA-
Respecto de las precauciones para proteger los archivos digitales, seguiremos la norma OAIS, estándar internacional que instruye por una serie de medidas de preservación para el largo plazo. Ellas tiene que ver con la guarda de archivos en alta definición con formatos reproducibles (.TIFF) y eventualmente migraciones programadas. Los archivos en formatos de alta definición se consideran “masters” y en los documentos nativo-digitales se consideran originales. Ellos deben guardarse en servidores con discos o cintas que no sean accesibles por Internet para preservarlos de cualquier hackeo.
Ademas, la copia de respaldo o el reconocido “back up”, así como la multicopia que nos propone blockchain son de aplicación ineludible para la prevención de accidentes o fallos de los dispositivos electrónicos.
Las derivadas de aquellos en baja definición, se guardan en bases de datos vinculadas con AtoM para permitir su exhibición.
El AGMLP junto con la Secretaría de Modernización, está instalando la infraestructura que permita asegurar la guarda segura mencionada.
Durante 2025 se desplegarán diversas estrategias de comunicación, tanto la destinada a historiadores, investigadores y distintos profesionales de las actividades académicas como para el publico en general, sean ciudadanos platenses o aquellos que en nuestro país o en el mundo entero se interesen por nuestra historia y cultura.
Un lugar primordial lo tendrá la publicación en el Portal del Archivo, de los fondos y series documentales normalizados y que, como lo hemos dicho, estarán Identificados, Clasificados y Descriptos en AtoM (access to memory).
Asimismo, el Portal del AGMLP que se pondrá en producción a comienzos de año 2025, permitirá transparentar las actividades y acciones del Archivo General de la Municipalidad de La Plata.
Alli exhibiremos ademas toda la normativa que rige su funcionamiento, los protocolos y directrices de actuación así como los Planes Operativos Anuales y los Informes de Gestión que dan cuenta de los niveles de cumplimiento en la implementación de los mencionados planes.
Haremos durante 2025 y con apoyo del área de Prensa y Comunicación de la Municipalidad de La Plata, difusión masiva en redes sociales de lo que hace, y de cómo lo hace el AGMLP, así como exhibiremos digitalizada la valiosa Documentación Histórica que forman parte del acervo archivístico platense.
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