La puesta en marcha de una política de Gestión Documental en el Municipio de la ciudad de la La Plata, conlleva el uso de las buenas prácticas archivísticas definidas por las Normas de Calidad del Consejo Internacional de Archivos y denominadas ISAAR; ISAD-G y OAIS, que aluden al modo de definir los procesos de Identificación, de Clasificación, de Descripción y de Preservación Digital de los fondos documentales.
Pero ademas, resulta necesario tener presente que a los procesos arriba mencionados les antecede el de la Evaluación Documental, que define los valores de un agrupamiento en termino de los plazos de guarda, sean estos permanentes, transitorios o inmediatos (expurgo). Y ello implica distinguir entre valor primario y secundario y establecer plazos de conservación y calendarios de eliminación o transferencia, garantizando el acceso a la documentación.
Así, la Evaluación documental es la primera determinación a realizar cuando un conjunto documental se ofrece al Archivo General.
Resulta por ello necesario establecer Directrices para el proceso de la Evaluación Documental, que tengan como objetivo guiar a la institución en el proceso de análisis y valoración de sus series documentales.
Una de ellas es la aprobación de un Decreto que crea la Comisión de Evaluación Documental, define sus funciones y su composición y deroga el Decreto Municipal Nº 6772/68 que regulaba el proceso temporal de eliminación de los documentos generados por la administración Municipal.
La Comisión se justifica por cuanto genera un espacio amplio de análisis de los agrupamientos documentales, especialmente los administrativos, con participación de la Secretaría Legal y Técnica, la Dirección del Archivo General y cada una de las Secretarías Municipales según sea el origen del Expediente.
Asimismo, la derogación del Decreto Municipal mencionado se debe a que ignora los avances en materia de gestión documental de los últimos 56 años, los estándares de calidad internacionales construidos por el archivismo a escala global y desde ya el derecho popular a conocer la historia, acceder a la memoria colectiva y la de las instituciones. Y ello por cuanto establece que tras cumplirse un determinado tiempo de guarda precautoria (entre 2 y 10 años), todos los documentos deben ser eliminados, práctica que ha venido cumpliéndose de modo ininterrumpido hasta el presente.
Sintetizamos finalmente el Marco Normativo que rodea la decisión administrativa que se propone tomar: