La documentación del acervo archivístico platense deberá estar a disposición del pueblo de la Capital de la Provincia de Buenos Aires así como de los argentinos y extranjeros que quieran tomar conocimiento de nuestra historia.
Por esa razón estamos digitalizando los documentos y exhibiéndolos por Internet.
Pero también es cierto que distintas áreas de gestión de la Municipalidad de La Plata necesitan interactuar con el Archivo General tanto para enviar documentación de guarda transitoria o permanente como para requerir documentos para la gestión.
Agreguemos que esa demanda también es alimentada por otras instituciones estatales y judiciales que necesitan acceder al acervo histórico de la ciudad de La Plata.
Es así que el Area de Gestión Interinstitucional del AGMLP recibe los documentos que las áreas municipales de gestión (secretarías, Direcciones Generales, entes descentralizados) desean enviar a archivo y procede a registrar el evento en la aplicación de seguimiento de expedientes denominado SUGEM (Sistema Unico de Gestión Municipal).
A continuación, traslada esa documentación recibida al Area de Evaluación Documental la que, siguiendo las Directrices pertinentes y las recomendaciones de la Comisión de Evaluación Documental (CED) define los tiempos de guarda precautoria y en su caso la guarda permanente o el expurgo de las unidades documentales puestas a su consideración, esto es, confecciona el Cuadro de Clasificación.
De regreso del proceso de evaluación, el Area de Gestión Institucional ubicará esos documentos en los depósitos y estanterías correspondientes y clasificadas por Fondo/Serie según el Cuadro de Clasificación pertinente.
En lo que refiere a los documentos o expedientes solicitados por las áreas de gestión municipales, los mismos serán requeridos por correo electrónico al área de Gestión Institucional por el personal previamente autorizado con indicación del N° de Expediente/Tramite u otra información que lo identifique unívocamente.
El Area de Gestión Institucional solicitará la digitalización del mismo y lo remitirá en ese formato al área requirente.
Al digitalizar a pedido, deberá seguirse el trámite de normalización previsto para toda serie documental, advirtiendo que en este caso no se trata de un proceso sistemático, pero que la adecuada identificación, clasificación y descripción mas la asignación del correspondiente Codigo de Identificación permitirá evitar una segunda digitalización de ser requerido nuevamente así como al momento de la normalización de la serie habrá una parte, por mínima que sea, ya ejecutada.
El intercambio de documentación digitalizada e identificada archivísticamente, será la norma de trabajo para el Area de Gestión Institucional, salvo aquellos casos donde el requerimiento, por su naturaleza (probatoria o testimonial) deba hacerse en el soporte original.
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